Jak vybrat ERP systém pro firmu

Jak vybrat ERP systém

Nejdříve je potřeba analyzovat a identifikovat, jaké potřeby jako firma máme a poté najít ERP systém, kterým tyto potřeby uspokojíme tak, abychom dosáhli nějaké celkové optimalizace a zefektivnění činnosti firmy. V opačném případě to nemá smysl řešit. Určitě bychom našli případy firem, kde by bylo efektivnější zavést místo ERP excelovskou tabulku nebo tužku a papír.

Při výběru ERP systému do firmy bychom se měli držet myšlenky, že úlohou ERP systému je, že eviduje, provádí nás (pracovníky firmy) podnikovými procesy jednotlivých agend firmy a v neposlední řadě nabízí statistiky. Tohle vše by ale měl dělat tak, aby to vedlo k nějaké celkové optimalizaci a zefektivnění podnikových procesů ve firmě a vyplatilo se nám ve firmě jeho zavedení.

Řešení na míru nebo kompromisy

Při výběru ERP systému je potřeba najít vyhovující kompromis mezi cenou, přínosem, který to pro nás bude mít, tedy funkcionalitou jak po kvalitativní tak kvantitativní stránce a časem, za který bude ERP systém dodán. Když pořizujeme ERP do fungující firmy, času na implementaci máme většinou dostatek a tak nejspíš budeme řešit kompromis mezi cenou a funkcionalitou.

Když budeme mít dostatečně velký rozpočet na pořízení ERP systému, tak nutně musíme dospět k závěru, že potřebujeme ERP systém vyvinout na míru. Každá firma je unikátní a má unikátně nastavené podnikové procesy. Teoreticky nemůže existovat univerzální ERP systém, který efektivně a bez kompromisů pokryje potřeby každé firmy. Žádný krabicový ERP systém nelze moc dobře na míru přizpůsobovat potřebám konkrétních firem a firmy tak vždy využívají pouze nějakou část funkcionality těchto systémů. Zbylou část, která jim chybí, se snaží pokrývat alternativními způsoby. Pro menší firmy může být toto častějším problémem. Obecně například u výrobní firmy, to co ve velké firmě dělají desítky zaměstnanců nad materiálem od polotovaru k hotovému výrobku, zastoupí v malé firmě jeden člověk a proto u ERP nepotřebuje tolik agend. Pokud je pak systém neumí redukovat, může to být na obtíž.

Pokud budeme mít pouze omezený rozpočet, nejspíš často sáhneme také po nějakém krabicovém řešení, případně SaaS (třeba i s příslibem budoucích úprav na míru). V tom případě se ale budeme muset smířit s tím, že určitě budeme dělat nějaké kompromisy ve funkcionalitě ERP systému. V takovém případě je důležité to nedovést do stavu, kdy nám kompromisy přerostou přes hlavu a zavedení ERP systému bude vést akorát ke snížení produktivity firmy a celkovému navýšení nákladů firmy - či už přímo nebo nepřímo.

Provoz a podpora ERP systému

Dále bychom se při výběru ERP systému měli zajímat hlavně také o podmínky a cenu provozu ERP systému a podpory vybíraného ERP systému. U softwaru obecně to může být jako s pořízením auta. I při vývoji softwaru na míru, který bude mnohem nákladnější než krabicové řešení, mohou být jeho pořizovací náklady menší než náklady na provoz takového ERP systému.

Cenná data v ERP systému

Obzvlášť u ERP systémů poskytovaných jako služba bychom neměli opomenout řešit otázku v systému nashromážděných dat. Po letech provozu ERP systému mohou mít pro firmu data, která se v takovém systému za ta léta nashromáždí, nevyčíslitelnou hodnotu. Měli bychom se proto zajímat také o to koho budou data / databáze, která systém vytváří, jak je s nimi zacházeno (zejména kde jsou uchovávána a jak je úložiště zabezpečeno), kdo k nim má přístup a když se jednoho dne rozhodneme pro jiné ERP řešení, jestli a v jaké formě dostaneme všechna svoje nastřádaná firemní data / databáze.

Uživatelé ERP systému

Na závěr ještě připomeňme, že pokud zavádíme do firmy nový ERP systém, měli bychom myslet také na to, jak ovlivní práci našich zaměstnanců, kteří můžou být vůči novému systému předpojatí a nedůvěřiví. Tento problém může být ještě umocněn porodními bolestmi v pilotních fázích na míru vyvíjeného softwaru. Může pak být v začátcích problematické si zaměstnance novým systémem získat a přesvědčit je, že jejich obavy jsou liché. Manažeři firem by měli na tento problém pamatovat a předem na něm zapracovat. Můžeme tomu ale také pomoci již při výběru ERP systému, když budeme posuzovat i to, jak je systém uživatelsky přívětivý a jak se s ním bude našim zaměstnancům pracovat.

U žádného ze zmíněných aspektů výběru ERP systému bohužel nelze paušálně určit, co je lepší a co je horší. Každá firma je jedinečná a každý ERP systém nabízí také jedinečné podmínky a funkcionalitu. Abychom vybrali to nejvhodnější řešení, musí se vše při výběru posoudit individuálně pro konkrétní ERP systém a také v závislosti na ostatních kritériích.

Michal Strelec